Vì sao nên lập danh sách khách mời sớm
Danh sách khách là gốc của gần như mọi quyết định khác trong đám cưới. Số khách quyết định số bàn, số bàn quyết định chọn nhà hàng nào và phần lớn ngân sách, còn danh sách tên quyết định in bao nhiêu thiệp và ai cần được báo trực tiếp. Lập danh sách càng sớm, hai gia đình càng ít phải sửa đi sửa lại.
Công cụ bên trên cho bạn thêm từng khách, chọn khách của bên nào, thuộc nhóm nào và đi mấy người. Mỗi khách có trạng thái chưa mời, đã mời, sẽ đến hoặc không đến. Phần tổng hợp tự đếm số người dự kiến, số người đã báo đến và số bàn cần đặt.
Chia khách theo bên và theo nhóm
Đám cưới Việt thường có khách của nhà trai, khách của nhà gái và bạn chung của hai bạn. Khi hai nhà làm tiệc riêng, mỗi bên cần biết số khách của mình để đặt bàn; khi làm chung, con số này giúp chia chi phí cho công bằng. Vì vậy mỗi khách trong danh sách đều được gắn với một bên.
Trong mỗi bên, chia tiếp theo nhóm để dễ rà soát và xếp chỗ ngồi:
- Họ hàng: nội ngoại hai bên, thường được báo trực tiếp và xếp ngồi gần nhau.
- Bạn bè: bạn học, bạn thân, hay đi theo nhóm và đông hơn dự tính.
- Đồng nghiệp: dễ đoán số lượng, thường đi một mình hoặc theo phòng ban.
- Hàng xóm: rất quan trọng ở nhiều vùng quê, dễ bị quên khi lập danh sách trên giấy.
- Khác: thầy cô, đối tác, bạn của bố mẹ.
Một lời mời có thể là nhiều người
Ghi “Gia đình bác Hai” thì không phải một người. Nếu đếm mỗi dòng là một khách, số bàn sẽ thiếu nhiều. Vì vậy mỗi dòng trong danh sách có số người đi cùng, mặc định là một, bấm dấu cộng để tăng. Khi dán nhiều tên một lúc, bạn ghi “+2” sau tên để báo khách đi cùng hai người nữa.
Với trẻ nhỏ, hãy hỏi nhà hàng cách tính: nhiều nơi không tính ghế cho trẻ ngồi cùng bố mẹ, nhưng trẻ lớn hơn thì cần một chỗ riêng.
Cách tính số bàn tiệc cưới
Số bàn bằng số người dự kiến chia cho số ghế mỗi bàn, làm tròn lên. Nhà hàng ở Việt Nam phần lớn xếp mười người một bàn, nhưng một số nơi xếp tám hoặc mười hai, nên công cụ cho bạn chọn. Người dự kiến là mọi khách trong danh sách trừ những người đã báo không đến.
Không phải ai được mời cũng đến. Nhiều nhà đặt chắc theo số khách đã báo đến rồi thoả thuận thêm vài bàn dự phòng với nhà hàng, có thể bỏ nếu không dùng. Phần tổng hợp hiện cả hai con số, số bàn theo người dự kiến và số bàn riêng cho khách đã báo đến, để bạn thấy khoảng chênh khi bàn với nhà hàng.
Theo dõi ai đã được mời, ai sẽ đến
Với danh sách vài trăm người, rất dễ quên đã đưa thiệp cho ai. Trạng thái của từng khách giúp việc này: chuyển sang “Đã mời” khi đã đưa thiệp hoặc gọi điện, sang “Sẽ đến” khi khách xác nhận. Ô “Chưa mời” ở phần tổng hợp cho biết còn bao nhiêu người cần mời.
Nếu muốn khách tự báo có đến hay không, bạn có thể làm thiệp mời cưới online trên Người Nhà: mỗi khách có một đường link riêng, khách bấm xác nhận và bạn xem tổng hợp ở một nơi, không cần gọi hỏi từng người.
Xếp chỗ ngồi cho người lớn tuổi và khách ở xa
Khi đã có danh sách theo nhóm, việc xếp bàn dễ hơn nhiều: họ hàng mỗi bên ngồi gần nhau, đồng nghiệp ngồi theo phòng, bạn bè ngồi theo nhóm quen. Hãy dành những bàn gần sân khấu và gần lối đi cho ông bà, người lớn tuổi.
- Đánh dấu riêng khách cần xe đưa đón hoặc chỗ nghỉ vì ở xa.
- Hỏi trước khách ăn chay hoặc kiêng món để báo nhà hàng.
- Nhờ một người mỗi bên đón khách và dẫn tới bàn.
Tải danh sách, in hoặc gửi cho người nhà
Nút tải bảng CSV cho bạn một tệp mở được bằng Excel, Google Trang tính hoặc Numbers, có số thứ tự, tên, bên, nhóm, số người và trạng thái. Bạn có thể in ra để người đón khách đánh dấu, hoặc gửi cho nhà hàng làm sơ đồ bàn. Nút sao chép danh sách chép ra dạng chữ, chia theo bên, để dán vào nhóm Zalo gia đình.
Danh sách chỉ lưu trong trình duyệt trên chính máy bạn, không gửi lên máy chủ, không cần đăng nhập. Đổi máy hay xoá dữ liệu trình duyệt thì danh sách mất, nên hãy tải tệp CSV về để giữ một bản.